De drie klassieke functies
Voorzitter
De voorzitter is het gezicht van de organisatie en leidt de vergaderingen. Hij of zij bewaakt de koers, vertegenwoordigt de organisatie naar buiten (gemeente, subsidieverleners, media) en is aanspreekpunt voor het team. De voorzitter neemt geen besluiten in zijn eentje, maar geeft wel richting.
Secretaris
De secretaris voert de administratie: notulen schrijven, agendabeheer, correspondentie en het archief bijhouden. Bij kleine organisaties doet de secretaris ook de ledenadministratie. In grotere organisaties is dit vaak een aparte taak. Lees ook wat er bij digitale ledenadministratie komt kijken.
Penningmeester
De penningmeester bewaakt de financiën: kasboek bijhouden, facturen betalen en innen, de begroting bewaken en het financieel jaarverslag opstellen. Lees meer in onze uitgebreide gids over taken van de penningmeester.
Aanvullende functies
Afhankelijk van de omvang en activiteiten van de organisatie zijn er meer functies nuttig:
- Bestuurslid verhuur: aanspreekpunt voor huurders, bewaakt het verhuurbeleid
- Bestuurslid vrijwilligers: coördineert werving, roosters en opleiding van vrijwilligers
- Bestuurslid programma: verantwoordelijk voor activiteiten en evenementen
- PR-functionaris: beheert communicatie, sociale media en publiciteit
Functieprofiel opstellen
Stel voor iedere functie een kort functieprofiel op: wat zijn de taken, hoeveel uur per week is de functie en welke kwaliteiten zoek je? Dat maakt werving makkelijker en voorkomt teleurstellingen. Een functieprofiel hoeft niet langer dan een half A4 te zijn.
Bestuurstermijnen en continuïteit
Bestuurstermijnen en eventuele maxima hangen af van de statuten en de afspraken van de vereniging; er is geen algemene wettelijke standaard van twee of drie termijnen van drie jaar. Controleer de statuten en leg benoeming, herbenoeming en overdracht duidelijk vast. Zorg voor een degelijk overdrachtsprotocol zodat kennis niet verloren gaat bij een wisseling.
Algemene Ledenvergadering
Wie bestuursleden benoemt en hoe dat gebeurt, volgt uit de wet en de statuten. Vaak heeft de ALV daarin een rol; controleer de geldende benoemingsprocedure voordat je een vacature invult. Hoe je een goede ALV organiseert, lees je in onze blog over de ALV organiseren.