Wat is een jaarrekening?
Een jaarrekening bestaat doorgaans uit twee hoofddelen:
- De staat van baten en lasten (ook wel: resultatenrekening) — een overzicht van alle inkomsten en uitgaven over het boekjaar
- De balans — een momentopname per 31 december van alle bezittingen (activa) en schulden/eigen vermogen (passiva)
Voor kleine organisaties is de staat van baten en lasten het meest relevant. De balans is belangrijker naarmate de organisatie meer bezittingen heeft (gebouw, inventaris, langlopende leningen).
Verschil met de begroting
De jaarrekening is terugkijkend: wat is er werkelijk binnengekomen en uitgegeven? De begroting is vooruitkijkend: wat had je verwacht? Presenteer beide naast elkaar — dan zien de leden en het bestuur meteen waar het plan klopte en waar niet.
Wat staat er in de staat van baten en lasten?
Alle inkomsten:
- Verhuurinkomsten per ruimte of categorie
- Contributies van leden
- Subsidies (per subsidieverlener)
- Evenementeninkomsten
- Sponsorinkomsten
- Overige baten
Alle uitgaven:
- Vaste lasten (huur, energie, verzekering)
- Personeels- en vrijwilligerskosten
- Activiteitenkosten
- Onderhoud en inrichting
- Bestuur en administratie
- Afschrijvingen op inventaris
Het saldo (baten min lasten) is het resultaat: positief (overschot) of negatief (tekort).
Kascommissie
Bij verenigingen controleert de kascommissie de jaarrekening vóór de ALV. Zij verifiëren of de cijfers kloppen en of de administratie op orde is — geen accountant vereist, maar wel onafhankelijkheid. Meer over de kascommissie.
Presentatie op de ALV
Presenteer de jaarrekening op de Algemene Ledenvergadering met een korte mondelinge toelichting. Benoem de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting en verklaar ze. Vraag de vergadering om de jaarrekening vast te stellen — dat is een formele handeling die in de notulen wordt vastgelegd. Lees ook hoe je een goede ALV organiseert.
Bewaarplicht
Bewaar de jaarrekening en alle onderliggende administratie minimaal zeven jaar. Dit geldt voor bonnetjes, bankafschriften, facturen en contracten.