Wat is een jaarrekening?
Een jaarrekening bestaat doorgaans uit twee hoofddelen:
- De staat van baten en lasten (ook wel: resultatenrekening). Een overzicht van alle inkomsten en uitgaven over het boekjaar
- De balans: een momentopname op de einddatum van het boekjaar (31 december als het boekjaar gelijkloopt met het kalenderjaar) van alle bezittingen (activa) en schulden/eigen vermogen (passiva)
Voor kleine organisaties is de staat van baten en lasten het meest relevant. De balans is belangrijker naarmate de organisatie meer bezittingen heeft (gebouw, inventaris, langlopende leningen).
Verschil met de begroting
De jaarrekening is terugkijkend: wat is er werkelijk binnengekomen en uitgegeven? De begroting is vooruitkijkend: wat had je verwacht? Presenteer beide naast elkaar, dan zien de leden en het bestuur meteen waar het plan klopte en waar niet.
Wat staat er in de staat van baten en lasten?
Alle inkomsten:
- Verhuurinkomsten per ruimte of categorie
- Contributies van leden
- Subsidies (per subsidieverlener)
- Evenementeninkomsten
- Sponsorinkomsten
- Overige baten
Alle uitgaven:
- Vaste lasten (huur, energie, verzekering)
- Personeels- en vrijwilligerskosten
- Activiteitenkosten
- Onderhoud en inrichting
- Bestuur en administratie
- Afschrijvingen op inventaris
Het saldo (baten min lasten) is het resultaat: positief (overschot) of negatief (tekort).
Kascommissie
Een kascommissie voert doorgaans de interne controle uit vóór de ALV. De controle- en eventuele accountantsverplichtingen hangen af van de wet, rechtsvorm, omvang en statuten van de organisatie. Controleer wat voor jouw vereniging geldt. Meer over de kascommissie.
Presentatie op de ALV
Presenteer de jaarrekening op de Algemene Ledenvergadering met een korte mondelinge toelichting. Benoem de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting en verklaar ze. Vraag de vergadering om de jaarrekening vast te stellen, dat is een formele handeling die in de notulen wordt vastgelegd. Lees ook hoe je een goede ALV organiseert.
Bewaarplicht
Welke bewaartermijn geldt, hangt af van het soort document en de reden waarom je het bewaart. Voor veel fiscale basisgegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar; gegevens over onroerende zaken en bepaalde andere regelingen kunnen een langere termijn hebben. Subsidievoorwaarden, geschillen of andere wettelijke verplichtingen kunnen ook van invloed zijn. Controleer de actuele uitleg van de Belastingdienst en bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel.
De uitleg over de einddatum van het boekjaar is gecontroleerd op 6 oktober 2026 aan de hand van KVK: regels en taken van een verenigingsbestuur.