Wat is een vrijwilligersvergoeding?
Een vrijwilligersvergoeding is een vergoeding die een vereniging, stichting of andere non-profitorganisatie betaalt aan iemand die onbetaald werk verricht. Het gaat niet om een salaris — een vrijwilliger werkt niet op basis van een arbeidsovereenkomst. De vergoeding is bedoeld als tegemoetkoming in gemaakte kosten of als symbolische blijk van waardering.
Belangrijk: een vrijwilligersvergoeding mag nooit zo hoog zijn dat er in werkelijkheid sprake is van betaalde arbeid. De Belastingdienst hanteert hiervoor duidelijke grenzen.
De belastingvrije drempel
De Belastingdienst stelt jaarlijks maximale bedragen vast voor belastingvrije vrijwilligersvergoedingen. Momenteel gelden de volgende grenzen:
- €210 per maand (maximaal)
- €2.100 per jaar (maximaal)
Blijf je binnen deze grenzen? Dan hoef je als organisatie geen loonheffing af te dragen en hoeft de vrijwilliger de vergoeding niet op te geven in de inkomstenbelasting. Overschrijd je de grens, dan is het meerdere belast loon.
Let op: deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Controleer altijd de actuele bedragen op de website van de Belastingdienst.
Onkostenvergoeding versus vrijwilligersvergoeding
Er is een verschil tussen twee soorten vergoedingen:
Onkostenvergoeding
Een onkostenvergoeding vergoedt aantoonbare kosten die de vrijwilliger heeft gemaakt: kilometers, parkeergeld, telefoonkosten, materiaal. Deze vergoeding is altijd belastingvrij, mits de werkelijke kosten worden onderbouwd met bonnetjes of een kilometerregistratie (de actuele kilometervergoeding vind je op de website van de Belastingdienst).
Vrijwilligersvergoeding
Een vaste vergoeding per uur, dag of maand — ongeacht de werkelijke kosten. Deze valt onder de belastingvrije drempel zoals hierboven beschreven.
Wie mag een vrijwilligersvergoeding ontvangen?
De regeling geldt voor vrijwilligers bij:
- Sportclubs en sportverenigingen
- Buurthuizen en dorpshuizen
- ANBI-instellingen (Algemeen Nut Beogende Instelling)
- Andere non-profitorganisaties
Commerciële organisaties kunnen geen gebruik maken van de vrijwilligersvergoedingsregeling. Controleer ook of de vrijwilliger niet ook elders een aanstelling heeft bij dezelfde organisatie — dan kan de Belastingdienst de vergoeding aanmerken als verkapt loon.
Vastlegging: zo doe je het goed
Leg voor iedere vrijwilliger vast:
- Naam, adres en BSN (voor de administratie, niet verplicht te communiceren)
- Welke activiteiten worden verricht
- De hoogte van de vergoeding en de berekeningsbasis (per uur, per maand, per keer)
- Of het een onkosten- of een vrijwilligersvergoeding is
Laat de vrijwilliger bij onkostenvergoedingen altijd bonnetjes of een kilometerregistratie inleveren. Bewaar deze minimaal zeven jaar — net als alle andere administratie.
Bijzondere situaties
Vrijwilliger ontvangt bijstand of uitkering
Vrijwilligers die een uitkering ontvangen (WW, bijstand, arbeidsongeschiktheid) moeten hun vrijwilligerswerk en eventuele vergoeding melden bij de uitkeringsinstantie. De regels verschillen per uitkering — informeer de vrijwilliger hier goed over, zodat zij zelf de juiste melding kunnen doen.
Vrijwilligersverzekering
Veel gemeenten bieden een gratis vrijwilligersverzekering aan voor organisaties in de gemeente. Check bij jouw gemeente of je hiervan gebruik kunt maken. Deze verzekering dekt aansprakelijkheid en soms ook ongevallen tijdens vrijwilligerswerk.
Vrijwilligersbeleid als kapstok
Leg de vergoedingsregeling vast in een vrijwilligersbeleid of huishoudelijk reglement. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en voorkom je onduidelijkheid of ongelijkheid binnen de organisatie. Behandel alle vrijwilligers consistent — willekeurige uitzonderingen leiden tot frustratie.