Wat is de bezettingsgraad?
De bezettingsgraad geeft aan welk percentage van de beschikbare verhuururen daadwerkelijk is geboekt. Stel dat een zaal beschikbaar is van 08:00 tot 22:00 uur, zeven dagen per week, dat is 98 uur per week. Als er gemiddeld 49 uur per week geboekt is, bedraagt de bezettingsgraad 50%.
Je berekent het eenvoudig: (geboekte uren / beschikbare uren) × 100. Je kunt dit ook per dagdeel, per dag van de week of per maand berekenen om meer detail te krijgen.
Waarom de bezettingsgraad meten?
Een lage bezettingsgraad kan aanleiding zijn om beschikbaarheid, vindbaarheid, prijsstelling en promotie te onderzoeken. Een hoge bezettingsgraad ten opzichte van je eigen planning kan wijzen op sterke vraag, maar er is geen universeel percentage dat voor iedere ruimte als hoog geldt. Houd ook rekening met seizoenen, onderhoud, piekuren en de doelen van je organisatie voordat je tarieven of capaciteit aanpast.
Concreet gebruik je de bezettingsgraad voor:
- Subsidieaanvragen: gemeenten en fondsen willen weten dat een accommodatie daadwerkelijk gebruikt wordt. Een bezettingsoverzicht is hard bewijs.
- Jaarverslagen: bestuur en stakeholders krijgen inzicht in de maatschappelijke waarde van het gebouw.
- Strategische beslissingen: uitbreiden, renoveren of juist een ruimte samenvoegen. Het begint bij feiten over bezetting.
Per ruimte of per locatie?
Meet de bezettingsgraad bij voorkeur per individuele ruimte én per locatie als geheel. Zo zie je of één zaal structureel onderbezet is terwijl een andere vaak volgeboekt is. Dat geeft stuurinformatie: misschien is de indeling, uitrusting of prijs van de lege ruimte toe aan een update.
Bezettingsgraad verbeteren
Als de cijfers tegenvallen, zijn er een paar concrete stappen:
- Promoot off-peak momenten actief. Ochtenden en vroege middagen zijn voor veel buurthuizen leeg. Bied een gereduceerd tarief voor trainingen, yogalessen of werkgroepen buiten spitsuren.
- Maak je ruimte beter vindbaar. Zorg voor actuele informatie op je eigen website en op regionale activiteitenpagina's. Lees ook hoe je online zichtbaarheid vergroot.
- Herzie je tariefstructuur. Een dagdeel-indeling (ochtend/middag/avond) maakt het aantrekkelijker voor huurders die niet de hele dag nodig hebben. Meer over huurprijzen bepalen.
- Evalueer je verhuurbeleid. Soms schrikken huurders af door te veel regels of omslachtige boekingsprocedures. Een helder verhuurbeleid helpt.
Bijhouden zonder extra werk
Een goed reserveringssysteem registreert automatisch welke ruimtes wanneer geboekt zijn. Je kunt dan op elk moment een bezettingsoverzicht genereren zonder handmatig te tellen. Gebruik de boekingskalender om reserveringen per ruimte te bekijken en bereken de verhuurde uren voor je eigen rapportage. Handig voor zowel dagelijkse sturing als het jaarverslag.
Bekijk ook: ruimten online verhuren en reserveringen beheren.