Waarom Google Agenda voor je vereniging?
Google Agenda is gratis, werkt op alle apparaten en iedereen kent het. Door je boekingen en evenementen automatisch te synchroniseren met Google Agenda zien bestuursleden, beheerders en vrijwilligers in één oogopslag wat er wanneer is, zonder in te hoeven loggen op een apart systeem.
Hoe werkt de synchronisatie?
Moderne verenigingssoftware biedt een OAuth2-koppeling met Google Agenda. Na het eenmalig instellen (inloggen met je Google-account en toestemming geven) worden nieuwe boekingen en evenementen automatisch als afspraken toegevoegd aan een aangewezen Google Agenda.
Reserveringen worden anoniem toegevoegd aan de agenda: je ziet de tijdslots en het type boeking, maar geen persoonlijke gegevens van de huurder. Bij annulering wordt de afspraak automatisch verwijderd.
Eén agenda, meerdere gebruikers
Je kunt een gedeelde Google Agenda aanmaken en die delen met alle bestuursleden. Zo heeft iedereen toegang tot dezelfde up-to-date planning, zonder dat iemand handmatig iets hoeft over te typen.
Voordelen op een rij
- Nooit meer dubbele boekingen doordat je de agenda niet bijhield
- Bestuursleden zien de planning op hun telefoon
- Makkelijk te delen met externe partijen (schoonmaakdienst, beveiliging)
- Herinneringen via Google Agenda zodat je niets mist
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
De volgende gegevens worden anoniem gesynchroniseerd:
- Naam van de boeking of het evenement
- Datum en tijdstip (begin en einde)
- Ruimte of locatie
- Status (aangevraagd, bevestigd, geannuleerd)
Agenda weergeven op je website
Naast de interne synchronisatie biedt Verenigingsplanner ook de mogelijkheid om de beschikbaarheidsagenda direct op je eigen website te tonen. Bezoekers zien in één oogopslag welke tijdslots vrij of bezet zijn, zonder dat je de agenda handmatig hoeft bij te werken. Dit werkt via een eenvoudige widget die je op elke website of WordPress-site kunt plaatsen.
Privacy-aandachtspunten
Doordat reserveringen anoniem worden gesynchroniseerd, hoef je je geen zorgen te maken over het delen van persoonsgegevens via Google Agenda. De agenda toont alleen wanneer een ruimte bezet is, niet door wie.
Instellen in vijf stappen
- Ga naar de instellingen van je verenigingssoftware
- Zoek de sectie "Google Agenda integratie"
- Klik op "Koppelen" en log in met het Google-account dat je wilt gebruiken
- Geef de gevraagde toestemmingen
- Selecteer de agenda waarop boekingen gesynchroniseerd moeten worden