Statuten wijzigen: wanneer is het nodig en hoe werkt het?

De statuten zijn het fundament van je vereniging. Ze regelen wie besluiten neemt, hoe vergaderd wordt, hoe het bestuur wordt samengesteld en wat er gebeurt bij opheffing. Maar statuten verouderen. Wet- en regelgeving verandert, de organisatie groeit of krimpt, en dan is aanpassing nodig.

statuten WBTR notaris ALV rechtspersoon

Wanneer moeten statuten worden gewijzigd?

Er zijn situaties waarbij statutenwijziging verplicht is én situaties waarbij het verstandig is:

  • Verplicht: De WBTR (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, ingegaan 1 juli 2021) stelt nieuwe eisen aan statuten. Zo moeten statuten iets regelen over belet en ontstentenis van bestuurders en over tegenstrijdig belang. Statuten die hier nog niets over zeggen, moeten bij de eerstvolgende wijziging worden aangepast.
  • Verstandig: Als de doelstelling van de organisatie is veranderd, als er nieuwe bestuursstructuren nodig zijn, als het ALV-proces wordt aangepast (bijv. digitaal vergaderen toestaan) of als de organisatie van rechtsvorm wil veranderen.

Wie beslist over een statutenwijziging?

Alleen de Algemene Ledenvergadering (ALV) kan besluiten tot wijziging van de statuten. Daarvoor is doorgaans een versterkte meerderheid nodig: twee derde of drie kwart van de uitgebrachte stemmen, afhankelijk van wat de huidige statuten zeggen. Soms is ook een bepaald quorum vereist.

De procedure stap voor stap

  1. Concept opstellen: Laat een notaris of een juridisch adviseur een conceptwijziging opstellen. Dit is geen must. Je mag het ook zelf schrijven, maar een notaris ziet fouten die je later duur kunnen staan.
  2. Ter inzage leggen: De concept-statuten moeten minimaal vijf dagen voor de ALV voor leden ter inzage liggen, tenzij de statuten een andere termijn bepalen.
  3. Besluit op de ALV: De ALV stemt over het wijzigingsvoorstel met de vereiste meerderheid.
  4. Notariële akte: Na het ALV-besluit wordt de wijziging vastgelegd in een notariële akte. Zonder notariële akte is de wijziging niet geldig.
  5. Inschrijving KvK: De notaris zorgt voor inschrijving van de gewijzigde statuten bij de Kamer van Koophandel.

Wat kost het?

Een notaris rekent voor een statutenwijziging doorgaans tussen de €300 en €600, afhankelijk van de omvang van de wijzigingen en de notaris. Kleine rechtspersonen kunnen soms gebruik maken van gespecialiseerde online notarisdiensten voor een lagere prijs.

WBTR: wat moet minimaal worden geregeld?

De WBTR verplicht verenigingen om in de statuten te regelen:

  • Wat er gebeurt als alle bestuurders afwezig zijn (ontstentenis) of verhinderd zijn (belet)
  • Hoe omgegaan wordt met tegenstrijdig belang (een bestuurder mag niet meebeslissen over iets waarbij hij persoonlijk belang heeft)

Zijn deze punten nog niet in jouw statuten opgenomen? Dan heb je een goede reden om ze te actualiseren.

Tip: gebruik de wijziging als kans

Als je toch de notaris inschakelt, kijk dan gelijk of er andere verouderde bepalingen zijn die je kunt meenemen in dezelfde akte. Zo betaal je de notariskosten maar eenmalig en heb je daarna een volledig actueel document.