Wat heb je nodig om workshops online aan te bieden?
Een goed systeem voor workshop-inschrijvingen doet minimaal het volgende:
- Toon beschikbare workshops met datum, tijd, locatie en prijs
- Laat bezoekers zich online aanmelden met hun naam en e-mailadres
- Stuur automatisch een bevestigingsmail na inschrijving
- Bijhoud hoeveel plaatsen er nog vrij zijn (capaciteitsbeperking)
- Bied eventueel online betaling aan (iDEAL)
- Lever een deelnemerslijst voor de begeleider
Wil je meerdere workshops per seizoen organiseren met terugkerende sessies, deelnemerslijsten exporteren en herinneringen sturen? Dan is een uitgebreider platform verstandiger.
Welke software-opties zijn er?
1. Verenigingsplanner
Het workshops-module van Verenigingsplanner is speciaal gebouwd voor Nederlandse verenigingen en buurtorganisaties die regelmatig cursussen en activiteiten organiseren.
- Functies: Meerdere sessies per workshop, capaciteitsbeperking, online aanmelden, automatische bevestiging, deelnemerslijst exporteren, koppeling met Google Agenda
- Betaling: Gratis workshops (geen betaling nodig) of betaald via iDEAL
- Kosten: Controleer het actuele tariefmodel en welke functies zijn inbegrepen
- Inbouwen op website: Controleer welke actuele integraties of inbouwmogelijkheden beschikbaar zijn
2. Eventbrite
Een internationaal platform voor evenementen en workshops. Beschikbare functies, betaalmethoden en eventuele kosten hangen af van het huidige aanbod en kunnen veranderen; controleer de aanbiederinformatie voordat je kiest.
- Kosten: Controleer actuele abonnementen, transactiekosten en voorwaarden voor betaalde inschrijvingen
- Sterk punt: Grote bekendheid, ook vindbaar op Eventbrite.nl zelf
- Controlepunt: Controleer in het actuele pakket de capaciteit, betaalmogelijkheden, bevestigingen, export, facturatie en koppelingen. Vraag een demonstratie voordat je kiest.
3. Meetup.com
Geschikt voor terugkerende bijeenkomsten en communitygroepen. Minder geschikt voor cursussen met inschrijvingen en betalingen.
- Kosten: Controleer de actuele abonnementen en functies bij de aanbieder
- Sterk punt: Goed voor ontdekbaarheid en community-building
- Controlepunt: Controleer in het actuele pakket de capaciteit, betaalmogelijkheden, bevestigingen, export, facturatie en koppelingen. Vraag een demonstratie voordat je kiest.
4. Google Formulieren + betaallink
Een eenvoudige aanpak is een formulier voor aanmeldingen met een aparte betaalmethode. Controleer of inschrijvingen, capaciteit, bevestigingen en betalingen goed op elkaar aansluiten.
- Kosten: Controleer de actuele gebruiksvoorwaarden en eventuele kosten van de gekozen formulier- en betaalservice
- Controlepunt: Controleer in het actuele pakket de capaciteit, betaalmogelijkheden, bevestigingen, export, facturatie en koppelingen. Vraag een demonstratie voordat je kiest.
5. WordPress + aanmeldplugin (bijv. The Events Calendar, WooCommerce)
Als je al een WordPress-website hebt, kun je een evenementenplugin toevoegen. WooCommerce verwerkt de betaling.
- Kosten: Controleer licenties, betaalde uitbreidingen, betaalverwerking en onderhoud
- Controlepunt: Controleer in het actuele pakket de capaciteit, betaalmogelijkheden, bevestigingen, export, facturatie en koppelingen. Vraag een demonstratie voordat je kiest.
Workshops met meerdere sessies: let op dit verschil
Veel cursussen bestaan uit meerdere bijeenkomsten, bijvoorbeeld op terugkerende woensdagavonden. Niet alle systemen ondersteunen dit goed. Controleer of het platform:
- Sessies per workshop kan aanmaken (meerdere datums)
- Inschrijving voor de hele reeks mogelijk maakt (niet per losse sessie)
- Terugkerende schema's (wekelijks, maandelijks) ondersteunt
- Deelnemers per sessie kan bijhouden
Verenigingsplanner ondersteunt dit standaard: je maakt een workshop aan met meerdere sessies, stelt de capaciteit in en deelnemers schrijven zich in voor de volledige reeks.
Hoe zet je je workshop op jouw website?
Er zijn twee aanpakken:
- Eigen boekingspagina: Je krijgt een aparte URL (bijv. jouwvereniging.verenigingsplanner.nl/workshops) die je deelt via social media en e-mail. Geen technische kennis nodig.
- Ingebouwde widget op je website: Met een WordPress-plugin of iframe verschijnt het workshopoverzicht direct op jouw website. Bezoekers hoeven niet weg van jouw site.
Een ingebouwde widget kan bezoekers op je eigen website houden. Test of de aanmeldstappen duidelijk werken op telefoon en computer.
Checklist: waar let je op bij de keuze?
- ☑ Online aanmelden. Kan het systeem dit zelf verwerken?
- ☑ Automatische bevestigingsmail, zodat jij het niet handmatig hoeft te doen
- ☑ Capaciteitsbeperking. Hoeveel plaatsen zijn er?
- ☑ Betaling via iDEAL, wil je dat deelnemers vooraf betalen?
- ☑ Meerdere sessies. Is de workshop een reeks?
- ☑ Exporteren deelnemerslijst. Voor de begeleider of voor de administratie
- ☑ Inbouwen op website, past het in jouw bestaande site?
- ☑ Totale kosten en contractvoorwaarden, inclusief eventuele betaal- en uitbreidingskosten
Conclusie
Voor een eenvoudige inschrijving kan een formulier volstaan als je geen capaciteit, betalingen of automatische bevestigingen hoeft te beheren. Organiseer je workshops met meerdere sessies, online betaling of deelnemerslijsten, vergelijk dan platforms op functies, privacy, integraties en actuele voorwaarden. Kies de oplossing die past bij jouw werkwijze.
Verder lezen: Evenementenplanning checklist: zo organiseer je een geslaagd event.