Wat is een vrijwilligerscontract?
Een schriftelijke vrijwilligersafspraak kan taken, begeleiding, kosten, verzekering en vertrouwelijkheid vastleggen. De titel van het document bepaalt niet op zichzelf of sprake is van een arbeidsovereenkomst; de feitelijke afspraken en uitvoering zijn van belang. Artikel 610 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek omschrijft de arbeidsovereenkomst als arbeid tegen loon, gedurende zekere tijd, in dienst van een werkgever. Lees de actuele wettekst en vraag juridisch advies als onduidelijk is welke arbeidsrelatie van toepassing is.
Waarom afspraken schriftelijk vastleggen?
Drie praktische redenen:
- Duidelijkheid: De vrijwilliger weet wat er van hem verwacht wordt en welke ondersteuning hij krijgt. Dat voorkomt miscommunicatie.
- Vertrouwen: Een schriftelijke afspraak geeft vrijwilligers het gevoel dat ze serieus worden genomen. Dat vergroot de betrokkenheid.
- Bescherming: Bij een geschil, over een onkostenvergoeding of een beleidsconflict, heb je een document om op terug te vallen.
Wat staat er in een vrijwilligerscontract?
Er is geen wettelijke format. Een goed contract bevat doorgaans:
- Naam en gegevens van organisatie en vrijwilliger
- Omschrijving van de taken: wat doet de vrijwilliger, wanneer en hoe vaak?
- Begindatum en eventuele looptijd of opzegtermijn
- Onkostenvergoeding: welke kosten worden vergoed, hoe wordt dat gedeclareerd? Zie ook de regels rondom vrijwilligersvergoeding.
- Verzekering: is de vrijwilliger gedekt voor aansprakelijkheid en ongelukken tijdens vrijwilligerswerk?
- Vertrouwelijkheid: welke informatie is intern en mag niet worden gedeeld?
- Afspraken over begeleiding: wie is aanspreekpunt? Is er een inwerkprogramma?
- Opzegging: hoe beëindigen beide partijen de samenwerking?
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Een VOG is niet voor iedere vrijwilliger wettelijk verplicht. Een organisatie kan die wel vragen op basis van eigen beleid, subsidievoorwaarden of afspraken met een opdrachtgever; in bepaalde sectoren kunnen specifieke regels gelden. Controleer de voorwaarden van de activiteit en de actuele informatie van Justis voordat je dit in het vrijwilligersbeleid vastlegt.
Ondertekenen en bewaren
Onderteken het contract in tweevoud, één exemplaar voor de vrijwilliger, één voor de administratie van de organisatie. Bewaar het digitaal en koppel het aan het dossier van de vrijwilliger in je administratie. Zo is bij een bestuurswisseling meteen duidelijk welke afspraken er zijn. Lees ook hoe je een goede overdracht organiseert.
Jaarlijks evalueren
Plan jaarlijks een kort gesprek met elke vrijwilliger, niet als beoordelingsgesprek, maar als moment om het contract door te lopen: kloppen de taken nog? Is er iets veranderd? Dat gesprek is ook een kans om waardering te tonen.
Invulchecklist voor het kennismakingsgesprek
Gebruik deze vragen om samen de afspraken uit te werken. Dit is een gesprekshulp, geen juridisch getoetst modelcontract.
- Taak: welke concrete klus pak je op, en wat valt er buiten?
- Beschikbaarheid: op welke momenten kun je helpen, hoeveel tijd past en hoe meld je je af?
- Begeleiding: wie werkt je in en wie bel je bij een probleem?
- Kosten: welke uitgaven spreken we vooraf af, welke bewijsstukken zijn nodig en wanneer betalen we terug?
- Veiligheid en gegevens: welke instructies, gedragscode en toegangsrechten heb je nodig?
- Evaluatie: wanneer bespreken we of de taak past, en hoe spreken we wijzigingen of stoppen af?
Controleer open vragen over verzekering, vergoeding of uitkering vóór de start. Noteer wie dit uitzoekt en deel de definitieve afspraken met de vrijwilliger. Heeft iemand een uitkering? Lees ook vrijwilligerswerk naast een uitkering.