Wat is een vrijwilligerscontract?
Een vrijwilligerscontract is een schriftelijke afspraak tussen een organisatie en een vrijwilliger. Het is geen arbeidscontract — er is geen sprake van een gezagsverhouding, loon of verplichte aanwezigheid. Toch heeft het document waarde: het beschrijft wat de vrijwilliger doet, welke ondersteuning hij of zij krijgt en hoe jullie omgaan met verzekering, kosten en vertrouwelijkheid.
Waarom een contract, als het niet verplicht is?
Drie praktische redenen:
- Duidelijkheid: De vrijwilliger weet wat er van hem verwacht wordt en welke ondersteuning hij krijgt. Dat voorkomt miscommunicatie.
- Vertrouwen: Een schriftelijke afspraak geeft vrijwilligers het gevoel dat ze serieus worden genomen. Dat vergroot de betrokkenheid.
- Bescherming: Bij een geschil — over een onkostenvergoeding of een beleidsconflict — heb je een document om op terug te vallen.
Wat staat er in een vrijwilligerscontract?
Er is geen wettelijke format. Een goed contract bevat doorgaans:
- Naam en gegevens van organisatie en vrijwilliger
- Omschrijving van de taken: wat doet de vrijwilliger, wanneer en hoe vaak?
- Begindatum en eventuele looptijd of opzegtermijn
- Onkostenvergoeding: welke kosten worden vergoed, hoe wordt dat gedeclareerd? Zie ook de regels rondom vrijwilligersvergoeding.
- Verzekering: is de vrijwilliger gedekt voor aansprakelijkheid en ongelukken tijdens vrijwilligerswerk?
- Vertrouwelijkheid: welke informatie is intern en mag niet worden gedeeld?
- Afspraken over begeleiding: wie is aanspreekpunt? Is er een inwerkprogramma?
- Opzegging: hoe beëindigen beide partijen de samenwerking?
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Bij werk met kinderen, ouderen of mensen in kwetsbare situaties is het verstandig (en soms verplicht) een VOG te vragen. Leg dit op in het contract als voorwaarde voor aanvang van de werkzaamheden.
Ondertekenen en bewaren
Onderteken het contract in tweevoud — één exemplaar voor de vrijwilliger, één voor de administratie van de organisatie. Bewaar het digitaal en koppel het aan het dossier van de vrijwilliger in je administratie. Zo is bij een bestuurswisseling meteen duidelijk welke afspraken er zijn. Lees ook hoe je een goede overdracht organiseert.
Jaarlijks evalueren
Plan jaarlijks een kort gesprek met elke vrijwilliger — niet als beoordelingsgesprek, maar als moment om het contract door te lopen: kloppen de taken nog? Is er iets veranderd? Dat gesprek is ook een kans om waardering te tonen.